Optimum

Hvidbog

 

Arrangører

Arrangørholdet består af to personer. Det tilstræbes, at holdet består af et aktivt medlem og et bestyrelsesmedlem. Arrangørerne udpeges på den ordinære generalforsamling, der afholdes i oktober måned. Arrangørerne forpligter sig til at gennemføre minimum et og gerne flere arrangementer i perioden fra udpegelsen frem til næste ordinære generalforsamling.

Forslag

Aktive medlemmer, der ikke er udvalgt som arrangører, opfordres til at fremsætte forslag til mulige arrangementer på den ordinære generalforsamling. Derved har arrangørerne mulighed for tage forslaget med i overvejelserne for det følgende års program. Forslagsstiller vil ligeledes have mulighed for at deltage aktivt i forberedelsesprocessen.

Forberedelser

Arrangørerne fremsætter forslag til det følgende års program senest 45 dage efter afholdelsen af den ordinære generalforsamling. I samråd med bestyrelsen gennemgås de fremsatte forslag. Her afgøres bl.a. relevans, praktisk gennemførelse, økonomi mv.

På mødet med bestyrelsen skal arrangørerne have et foreløbigt budget for gennemførelsen af arrangementerne. På dette møde besluttes således den forventede brugerbetaling afhængig af deltagerantal, samt foreningens tilskud til arrangementet.

På mødet besluttes ligeledes hvornår de aktive medlemmer senest skal give tilsagn om, hvorvidt de ønsker at deltage i de planlagte arrangementer. En foreløbig plan for afholdelse af arrangementer distribueres pr. e-mail til alle aktive medlemmer. Arrangørerne har ansvaret for, at denne plan distribueres.

Arrangørerne sørger for egnede lokaler til gennemførelse af arrangementer. Mulige lokaliteter kan være privat, lejede lokaler eller på en arbejdsplads. I sidstnævnte tilfælde skal der sikres adgang til alle deltagere.

Endelig accept eller eventuelle justeringer meddeles til arrangørerne senest 14 dage efter mødet mellem bestyrelsen og arrangørerne.

Økonomi

Arrangørerne har ansvaret for at overholde det opstillede budget. Alle udgifter skal kunne dokumenteres ved hjælp af bilag. Alle regninger betales af kassereren. Udlæg skal godkendes af kassereren inden udgiften afholdes.

Ved afvigelser på mere end +10%, skal kassereren informeres straks afvigelsen registreres. Kassereren informerer formanden, der i samråd afgør om afvigelsen er acceptabel og i hvor høj grad afvigelsen kan dækkes af foreningens midler, og i hvor høj grad afvigelsen skal dækkes af deltagerne ved arrangementet.

Forudses det, at egenbetaling til arrangementet bliver 10 % dyrere end offentliggjort på arrangementsplanen skal de medlemmer, der har givet tilsagn om deltagelse informeres. De tilmeldte deltagere skal straks oplyse, hvorvidt de fortsat ønsker at deltage i arrangementer eller ej.

Gennemførelse

Af arrangementsoversigten bør fremgår i hvor høj grad arrangørerne forventer støtte fra andre aktive medlemmer og bestyrelse til at gennemføre arrangementet.

Referat fra arrangementet fremsendes senest 3 uger efter arrangementsafholdelsen til den til en hver tid siddende formand, der har ansvaret for at referat publiceres på www.optimum.dk.

Videnopsamling

Inden den ordinære generalforsamling afholdes, fremsender arrangørerne konklusioner på de gennemførte arrangementer. Disse konklusioner bør som minimum indeholde overvejelser over følgende:

• Opstilling af budget.

• Erfaring med eksterne forelæsere.

• Hvad gik godt?

• Hvad ville arrangørerne gøres anderledes næste gang?

• Hvad skal man som arrangører være opmærksomme på?

• Deltagervurdering.

• Andre relevante erfaringer.

Opdatering af hvidbogen

Ændringsforslag til denne hvidbog vil blive behandlet på den ordinære generalforsamling. Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage inden afholdelsen af den ordinære generalforsamling.

Foreningens formål er, gennem alment dannende og sociale arrangementer og forelæsninger, at medvirke til læring og inspiration samt udveksling af erfaringer medlemmerne imellem.